Assistance administrative, logistique, commerciale et comptable.

Assistante de 3 Directeurs du département Finances et support pour 40 personnes au niveau :  Administratif : agendas très mouvants, réunions, déplacements, fournitures, déménagements.  RH : gestion des présences, congés, notes de frais, suivi des recrutements.  Comptable : gestion et suivi des factures d’avocats et de prestataires.  Financier : suivi et gestion de dossiers (waivers, pouvoirs de signatures des banques).  présélections, entretiens.  Gestions des commandes et des factures (enregistrement sous SAP).

Support à la Direction Financière Fusions & Acquisitions et à l’équipe de 15 personnes :  Gestion des activités administratives quotidiennes (agendas très mouvants, téléphone, réunions).  Recrutement de stagiaires : contacts avec les écoles, envoi convocations, présélections, entretiens.  Gestions des commandes et des factures (enregistrement sous SAP).

Support à la Direction Générale et à l’équipe de 10 consultants :  Gestion des activités administratives quotidiennes (agendas, téléphone, mails).  Organisation de l’ensemble des réunions, des évènements internes et externes.  Facturation, reporting, contrôle des dossiers d’inscription et suivi auprès de l’OPCA.  Veille, gestion et réponses aux appels d’offres.

Assistante de 3 Directeurs et support pour 25 scientifiques :  Préparation des réunions, workshops, séminaires et video conférences.  Préparation des missions.  Préparation et suivi des dossiers administratifs (Letter of Agreement, remboursement des experts).  Enregistrement de documents dans la base européenne de données.  Etablissement de tableaux de bord et suivi budgétaire.

Gestion de l’ensemble de la société au niveau :  Administratif et Commercial : suivi des commandes clients, envoi des devis, suivi CRM, création et relecture des présentations PowerPoint,  RH: DUE, suivi et gestion des plannings congés, des notes de frais, vérification de la saisie des temps,  Comptable : paiement des fournisseurs, émission des factures clients, préparation des pièces comptables en interface avec le comptable, établissement de tableaux de bord et de suivi budgétaire,  Services Généraux : gestion et suivi de toutes les commandes fournitures, contacts directs avec les fournisseurs.

Gestion du service informatique (40 permanents et 10 prestataires) au niveau :  Administratif : déplacements, salles de réunion, fournitures,  RH : gestion des présences, des congés, notes de frais,  Comptable : suivi des factures fournisseurs et prestataires, établissement de tableaux de bord et suivi budgétaire.