Assistante de 3 Directeurs du département Finances et support pour 40 personnes au niveau : Administratif : agendas très mouvants, réunions, déplacements, fournitures, déménagements. RH : gestion des présences, congés, notes de frais, suivi des recrutements. Comptable : gestion et suivi des factures d’avocats et de prestataires. Financier : suivi et gestion de dossiers (waivers, pouvoirs de signatures des banques). présélections, entretiens. Gestions des commandes et des factures (enregistrement sous SAP).
Support à la Direction Financière Fusions & Acquisitions et à l’équipe de 15 personnes : Gestion des activités administratives quotidiennes (agendas très mouvants, téléphone, réunions). Recrutement de stagiaires : contacts avec les écoles, envoi convocations, présélections, entretiens. Gestions des commandes et des factures (enregistrement sous SAP).
Support à la Direction Générale et à l’équipe de 10 consultants : Gestion des activités administratives quotidiennes (agendas, téléphone, mails). Organisation de l’ensemble des réunions, des évènements internes et externes. Facturation, reporting, contrôle des dossiers d’inscription et suivi auprès de l’OPCA. Veille, gestion et réponses aux appels d’offres.
Assistante de 3 Directeurs et support pour 25 scientifiques : Préparation des réunions, workshops, séminaires et video conférences. Préparation des missions. Préparation et suivi des dossiers administratifs (Letter of Agreement, remboursement des experts). Enregistrement de documents dans la base européenne de données. Etablissement de tableaux de bord et suivi budgétaire.
Gestion de l’ensemble de la société au niveau : Administratif et Commercial : suivi des commandes clients, envoi des devis, suivi CRM, création et relecture des présentations PowerPoint, RH: DUE, suivi et gestion des plannings congés, des notes de frais, vérification de la saisie des temps, Comptable : paiement des fournisseurs, émission des factures clients, préparation des pièces comptables en interface avec le comptable, établissement de tableaux de bord et de suivi budgétaire, Services Généraux : gestion et suivi de toutes les commandes fournitures, contacts directs avec les fournisseurs.
Gestion du service informatique (40 permanents et 10 prestataires) au niveau : Administratif : déplacements, salles de réunion, fournitures, RH : gestion des présences, des congés, notes de frais, Comptable : suivi des factures fournisseurs et prestataires, établissement de tableaux de bord et suivi budgétaire.