3 outils Coworkees pour suivre facilement ses missions en mode régie !

Adrien Adrien S. 08 avr. 2021

Comment travailler efficacement avec mes freelances ?

C'est une question importante qui nous revient sans cesse dans le recrutement de freelances ! Lorsque vous décidez de proposer des missions à des indépendants, il faut également définir votre manière de travailler ensemble... et de facturer ! Vous pouvez fonctionner en mode forfaitaire ou en mode régie. Nous vous proposons aujourd'hui de nous attarder sur les intérêts du mode régie !

 

Le mode régie, c'est quoi ?

Si vous avez besoin d'un expert qui enrichisse votre équipe de travail, ou pour un projet qui nécessite de travailler sur du moyen ou long terme, il est très probable que le mode régie soit fait pour vous 🚀!

Le mode régie, aussi appelé Assistance Technique ou encore facturation "au temps passé", est le fait d'intégrer un freelance dans votre équipe pour une période donnée, dans le but de répondre à un besoin précis. Ses missions peuvent concerner des tâches qui demandent de la régularité, comme par exemple l'application d'une ligne éditoriale sur les réseaux sociaux. Il peut également s'agir d'un projet conséquent et annexe à gérer. Si vous ne disposez pas en interne des compétences nécessaires, le mode régie vous permet alors de travailler efficacement.

Lorsque vous travaillez en mode régie, vous ne payez pas au forfait/à la prestation mais au temps de travail passé sur une période donnée. Également, il n'y a pas d'obligation de résultat à la manière d'un travail en mode forfaitaire, on parlera plutôt d'obligation de moyens. Le freelance s'engage, alors, à apporter le meilleur résultat et les solutions les plus adaptées à la problématique que vous pouvez rencontrer dans le temps qui lui est imparti.

 

Pourquoi travailler en mode régie ?

Travailler en mode régie comporte de nombreux avantages :

  • Vous gagnez en agilité et économisez du temps : pas besoin d'embaucher une personne à plein temps, de passer par une phase de recrutement longue et complexe. En plus, les missions se renouvellent d'un mois sur l'autre jusqu'à la date butoir ! Vous gagnez du temps car vous n'avez pas besoin de relancer les missions !
  • Vous bénéficiez du savoir-faire d'un véritable expert : profitez de l'expertise réelle d'un freelance sur des projets spécifiques. Vous recrutez votre indépendant uniquement sur les compétences que vous ne possédez pas en interne pour compléter votre équipe.
  • Les démarches de facturation sont simplifiées. Vous n'avez pas besoin de payer une facture pour chaque prestation. Vous définissez votre propre échéance avec votre freelance et regroupez les prestations effectuées sur la période donnée !
  • Vous facturez de manière plus juste : lorsque votre freelance travaille avec un Taux Journalier Moyen (TJM) ou taux horaire moyen (THM), vous pouvez le recruter uniquement pour la durée dont vous avez réellement besoin.
  • La relation de confiance est renforcée. En travaillant sur du long terme avec un indépendant, vous apprenez à travailler avec lui et gagnerez en efficacité. Même si le freelance reste autonome, il connait bien votre environnement de travail, votre secteur d'activité et vos besoins, pour y répondre de la manière la plus juste possible.

 

Vous l'aurez compris, le travail en mode régie est très avantageux pour travailler avec vos freelances. Il faut cependant adopter une organisation différente qu'avec vos salariés. Le suivi rigoureux des missions est très important pour travailler dans de bonnes conditions.

Travailler en mode régie sur Coworkees, c'est l'opportunité de travailler sur des missions à moyen et long terme avec vos freelances ! Le tout en ayant un suivi précis des opérations passées, en cours et à venir 📈. Il nous semble primordial de vous permettre de travailler efficacement, simplement et de manière transparente avec vos indépendants ! C'est pourquoi nous avons mis à votre disposition un ensemble d'outils qui vous permettent de suivre facilement les missions que vous attribuez à vos freelances.

 

Les outils Coworkees pour suivre les différentes étapes du projet en mode régie

Au moment du devis

Lorsque vous recevez votre devis, le freelance indique qu'il souhaite travailler avec vous en mode régie. Il défini les unités de mesure au sein du projet. Il peut s'agir d'une prestation (un article, une affiche, une vidéo) et/ou d'un taux (horaire, journalier,etc.). La souplesse de cette fonctionnalité vous permet d'ajuster votre besoin très précisément !

Prenons un exemple. Vous décidez de recruter un community manager freelance pour 4 posts Facebook par semaine et 4 posts Instagram. Vous indiquez les unités de mesure (post Facebook, post Instagram ou une prestation au temps) ainsi que le tarif de chaque unité.

Lorsque vous acceptez le devis, votre projet démarre et vous pouvez désormais accéder aux différents outils de suivi.

 

Où trouver mon projet en cours ?

Lorsqu'un projet est accepté, vous pouvez y accéder à tout moment depuis l'onglet "mes missions" dans le menu principal du site lorsque vous êtes connecté.

Pour faciliter vos échanges avec vos freelances, vous disposez sur cette page de 3 sections : "conversations", "mission" et "documents".

 

Outil numéro 1 : Le Tchat pour échanger sur le suivi du projet 💬

Depuis la section "conversations" plusieurs canaux de discussions sont à votre disposition.

Le canal global, qui porte le nom du projet, vous permet d'interagir avec l'ensemble des intervenants. Il peut s'agir des autres freelances si vous travaillez en pool de travail, ou différents managers côté clients si vous avez plusieurs référents. C'est par ce biais que vous pourrez parler de l'avancée générale du projet ou d'informations qui peuvent concerner tout le monde.

Les différents canaux individuels permettent de discuter avec un seul interlocuteur. C'est sur ces derniers que s'échangeront, notamment, les avancements sur une mission précise, les éventuelles corrections à apporter, les factures et demandes de devis, etc. De cette manière, les messages sont plus ciblés et vous pouvez aller plus en détail sur vos besoins et attentes.

 

Outil numéro 2 : Le calendrier du projet 📅

En cliquant sur la mission de votre choix, vous accédez au calendrier mensuel. Il est divisé en semaines, elles-mêmes séparées en journées pour être au plus proche des tâches réalisées.

  • Renseigner son temps et sa quantité de travail

Lorsqu'un freelance veut indiquer qu'il a travaillé sur une ou plusieurs des tâches du projet, il clique simplement sur la journée correspondante. Il pourra alors indiquer l'unité de mesure et combien de tâches il a effectué ce jour-là. Tout est transparent !

  • L'édition de facture : Pour éditer une facture, rien de plus facile. Le freelance peut sélectionner la ou les semaines qu'il souhaite facturer en cochant la case à côté des semaines concernées. Ensuite, il doit cliquer sur "éditer ma facture", ce qui l'enverra directement dans le channel conversations. Lorsqu'une facture est disponible, vous êtes notifié sur l'onglet message de votre Dashboard.

Attention, il n'est pas possible de rééditer une facture quand vous avez validé une ou plusieurs semaines. Le freelance doit donc bien faire attention au moment du remplissage des tâches effectuées pour pouvoir réclamer le bon montant de ses prestations.

 

Outil n°3 : Le gestionnaire de documents 📌

Si vous échangez beaucoup avec vos freelances, il est possible que les pièces jointes soient rapidement submergées par les messages. Difficile alors de retrouver facilement la pièce-jointe dont vous avez besoin. Pas de panique, on vous évite de perdre du temps ! Un onglet "documents" vous facilte la tâche et vous permet de récupérer les éléments dont vous pouvez avoir besoin en un clic ! Dans cette section, vos fichiers sont classés pour retrouver directement le document de votre choix. Exit les emails qui se perdent dans votre messagerie, tout est regroupé au même endroit !

 

La nouvelle version du site Coworkees vous permet d'échanger encore plus facilement avec vos indépendants. Profitez des différents outils pour travailler avec transparence, pour des échanges et des missions de qualité !

Comment dénicher le freelance qui répondra parfaitement à vos missions ? Découvrez les articles sur notre moteur de recherche et sur la recherche par réalisations pour trouver votre pépite !

 

Vous avez déjà travaillé avec un indépendant en mode régie ? Nous apprécierons votre retour d'expérience pour améliorer sans cesse ce service. Dite-nous comment cela s'est passé dans les commentaires 💬

L'équipe Coworkees